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Offre d’emploi Ombelliscience : un·e secrétaire comptable (CDI)

Ombelliscience recherche un·e secrétaire comptable à temps complet en CDI. Poste à pourvoir à partir du 18 février 2019.

Missions du poste

Sous la responsabilité du directeur et en lien avec la responsable administrative, la ou le secrétaire comptable assure la comptabilité et une partie du secrétariat et de la gestion administrative de l’association ainsi que l’accueil des personnes et la gestion du courrier.

Sous la responsabilité du directeur et en lien avec la responsable des réseaux et partenariats, la ou le secrétaire comptable assure le suivi financier des programmes et projets impliquant des partenaires multiples.

Une assistance est aussi attendue sur de la gestion des fonds de ressources et ponctuellement sur de la logistique d’événements.

Principales activités liées aux missions du poste :

Accueil
- Participer à la gestion du standard téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des partenaires, prestataires et du public

Secrétariat administratif
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Rédiger des courriers, des documents administratifs et des comptes rendus de réunions
- Rédiger des conventions (de prêt, de partenariat), assurer le suivi des circuits de signature

Comptabilité
- Collecter et enregistrer toutes les opérations comptables de l’association, jusqu'au bilan
- Etablir des devis, des factures (de frais administratifs, de prestation…) et en assurer le suivi

Suivi financier et comptable du programme « PicardieScience »
- Accompagner les partenaires à la bonne compréhension du règlement général et financier de l’ANRU encadrant les modalités d’octroi des aides financières, leur engagement et leur paiement
- Accompagner les partenaires à la bonne utilisation des outils d’administration et de gestion communs pour la préparation des comptes rendus financiers et des demandes d’acomptes trimestriels pour chacune de leurs actions inscrites dans le programme
- Préparer les reportings financiers trimestriels consolidés et assurer le suivi de la transmission à l’ANRU
- Suivre le versement des acomptes jusqu'aux soldes

Gestion et logistique
- Assister les chargés de mission d’Ombelliscience dans la gestion administrative de leurs projets (devis, commandes, déplacements, notes de frais…)
- Préparer des réunions en lien avec le directeur, la responsable administrative et les chargés de missions
- Soutenir l’organisation logistique d’événements (congrès, forums…)
- Participer à la gestion du fonds documentaire et de celui des ressources itinérantes pour la médiation scientifique et technique (ouvrages, expositions, malles et mallettes)
- Participer à la gestion technique des locaux mutualisés de la Graineterie (suivi des contrats de prestations techniques, gestion des interventions de maintenance, comptabilité)

Profil recherché

Niveau de qualification et expérience
Niveau II ou niveau III : Diplôme de niveau bac+2 : DUT, BTS, licence…
Une expérience professionnelle avérée dans la comptabilité, la gestion et l’administration est indispensable

Compétences
- Maîtrise des règles comptables
- Maîtrise de l’expression écrite pour la rédaction de courriers et de documents administratifs
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Compréhension et application des textes règlementaires et des procédures administratives
- Connaissance du fonctionnement des associations

Qualités professionnelles
Rigueur, sens de l’organisation, aptitude à travailler en équipe, autonomie dans la réalisation des tâches confiées, respect des délais, discrétion, qualités relationnelles.

Conditions
CDI
Travail à temps complet
Poste à pourvoir à partir du 18 février 2019
Localisation : au siège de l’association situé au 12 rue Dijon à Amiens
Rémunération : entre 1700 € et 1800 € brut par mois selon profil et expérience

Modalités de candidature
Lettre de motivation, CV et copie du dernier diplôme à adresser par mail à admin@ombelliscience.fr avant le 4 février 2018
Période d’entretiens : entre le 6 et le 12 février 2019

Voir l'annonce en détail

Publié le 18 janvier 2019

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Offre d’emploi Ombelliscience : Assistant∙e en gestion administrative et comptabilité (CDD)

Ombelliscience recherche un.e assistant∙e en gestion administrative et comptabilité en CDD (6 mois), à temps complet. Poste à pourvoir le 1er mars 2018.

Missions du poste

Sous l’autorité du directeur, et en lien avec la coordinatrice du programme « PicardieScience »
et la responsable administrative, l’assistant∙e en gestion administrative et comptabilité aura en
charge :

Suivi administratif
- Rédaction de courriers et de documents administratifs.
- Préparation des réunions des comités technique en lien avec la coordinatrice du
programme « PicardieScience » et rédaction des comptes rendus.
- Envoi des courriers.

Suivi comptable
- Accompagner les partenaires à la bonne compréhension du règlement général et
financier de l’ANRU encadrant les modalités d’octroi des aides financières, leur
engagement et leur paiement.
- Accompagner les partenaires à la bonne utilisation des outils d’administration et de
gestion communs pour la préparation des comptes rendus financiers et des demandes

Autres missions d’assistance
- assistance administrative des chargés de mission (suivi des déplacements, ordres de
missions, notes de frais),
- assistance administrative à la diffusion du fonds documentaire et de ressources
itinérantes de l’association (ouvrages documentaires, expositions, malles et mallettes
pédagogiques),
- soutien à l’organisation logistique de certains événements et temps fort de l’association.
d’acomptes trimestriels pour chacune de leurs actions inscrites dans le programme.
- Préparation des états récapitulatifs trimestriels détaillés des dépenses pour chaque
action de chaque partenaire. Saisie des données comptables et vérification des pièces
justificatives. Suivi du versement des acomptes jusqu’aux soldes.
- Collecte et enregistrement des opérations comptables de l’association dans le cadre
des procédures établies.

Participation occasionnelle aux autres activités administratives de l’association.

Profil recherché
Bac+2/ Bac+3
Expérience : 5 ans minimum
Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et de l’initiative, qualité relationnelle et
rédactionnelle, maîtrise des outils informatique (Microsoft Office : Word ; Excel ; Powerpoint…)
Connaissances en gestion et en comptabilité
Permis B exigé

Condition
CDD de remplacement (congé maternité : 6 mois minimum)
Travail à temps complet à pourvoir le 1er mars 2018
Poste basé à Amiens – déplacement occasionnels sur l’ensemble du territoire régional
Rémunération : selon groupe C de la convention collective de l’animation – coefficient 280
Les entretiens se dérouleront dans la semaine du 19 au 23 février 2018.
Lettre de motivation et CV à adresser avant le 15 février par mail à admin@ombelliscience.fr

Voir l'annonce en détail.

Publié le 18 juin 2018

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Offre de stage Ombelliscience : Assistant·e de projet Coordination régionale de la Fête de la Science

Ombelliscience recherche un.e assistante.e de projet Coordination régionale de la Fête de la Science en stage, à temps complet. Stage à pourvoir à partir d'avril 2018.

Missions du stage

Sous l’autorité du directeur, et en lien avec le chargé de mission « coordination d’évènements et journées professionnelles », le stagiaire "assistant·e de projet" aura en charge de :

-réceptionner et assurer le suivi des dossiers des porteurs de projet répondant à l’appel à participation régional
-contrôler les mises à jour (vérification des lieux, du contenu…) des bases de données OpenAgenda et OpenData en lien avec la chargée de communication de Ombelliscience
-vérifier l’exactitude et la syntaxe des données figurant dans l’OpenAgenda (données utilisées pour une communication publique)
-répondre aux demandes d’extraction ponctuelles des données et créer des tableaux de suivi des projets et actions
-assister le chargé de mission dans la relation entre Ombelliscience et les porteurs de projets
-assister le chargé de mission dans la relation entre Ombelliscience et les équipes du Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche et de l’Innovation
-participation aux réunions de travail

Participation occasionnelle aux autres activités de l’association.

Profil recherché
Stagiaire niveau Bac+2/ Bac+3
Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et de l’initiative, très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles, maîtrise des outils informatique (Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint…)

Conditions
Stage encadré par une convention avec l’établissement de formation / d’enseignement supérieur
Début du stage souhaité : avril 2018
Stage à temps complet dont la durée peut être comprise entre 2 et 6 mois, selon le profil et les attendus
Basé à Amiens – déplacements occasionnels sur l’ensemble du territoire régional
Gratification : taux horaire légal, soit 3,75 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 25 € x 0,15)
Lettre de motivation et CV à adresser avant le vendredi 9 mars
par mail à admin@ombelliscience.fr

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Publié le 01 mars 2018

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